GoogleドキュメントとAIで議事録を自動化！文字起こし活用術

こんにちは。AI活用.COM、運営者の「NAOYA」です。

毎日のように行われる会議や打ち合わせですが、その後の議事録作成に頭を抱えている方は多いのではないでしょうか。

「Googleドキュメントを使って音声を自動で書き起こしできたらいいのに」「AIで要約まで完了させたい」と考えるのは自然なことです。

最近ではiPhoneなどのスマホアプリやChromeの拡張機能を活用したり、ZoomなどのWeb会議ツールと連携させたりすることで、驚くほど効率的に記録を残せるようになってきました。

特にGoogleが提供するGeminiなどのAI技術は目覚ましく進化しており、使い方も以前より格段に簡単になっています。

とはいえ、無料でどこまでできるのか、有料ツールとの違いは何なのか、気になりますよね。

この記事では、Googleドキュメントを中心に、AIを活用して議事録作成を効率化する方法や、具体的なツールの選び方について詳しく解説していきます。

• Googleドキュメント標準の音声入力機能を使った基本的な文字起こし手順
• Geminiや拡張機能を活用して議事録の要約や整形を自動化するテクニック
• Google MeetやZoomなどのWeb会議でリアルタイムに記録を残す方法
• 無料プランの制限やセキュリティリスクを踏まえた最適なツールの選び方

Googleドキュメントで議事録をAI化する基本機能

Googleドキュメントは単なるワープロソフトではなく、AIの力を借りることで強力な議事録作成ツールへと変貌します。ここでは、標準搭載されている機能から、最新のGemini、さらには便利な拡張機能まで、明日からすぐに使える具体的なテクニックを解説していきますね。

Googleドキュメントの音声入力で文字起こしをする

まず一番手軽なのが、Googleドキュメントに標準搭載されている「音声入力」機能です。これは追加の費用がかからず、Googleアカウントさえあれば誰でもすぐに使えるのが最大の魅力ですね。

使い方は非常にシンプルです。Googleドキュメントを開き、メニューバーの「ツール」から「音声入力」を選択するだけ。画面にマイクのアイコンが表示されるので、それをクリックすれば録音が始まり、話した言葉がリアルタイムでテキスト化されていきます。

ただし、実際に使ってみると「あれ？」と思うことがあるかもしれません。実はこの機能、PCのマイクに向かって話す声はよく拾うのですが、ZoomやTeamsなどのWeb会議の相手の声を直接拾うのが苦手なんです。PC内部の音をマイク入力として認識させるには、「ステレオミキサー」という設定が必要になったり、物理的にスピーカーの音をマイクに近づけたりといった工夫が必要になる場合があります。

また、iPhoneやAndroidのGoogleドキュメントアプリでは、キーボードのマイクアイコンをタップすることで同様の音声入力が可能ですが、長時間の録音にはあまり向いていません。あくまで「自分のメモ用」や「短時間の打ち合わせ」で使うのがベストかなと思います。

GoogleのAIであるGeminiで自動要約を行う

文字起こしされたテキストは、そのままだと「えー」とか「あのー」といったフィラー（言い淀み）が入っていたり、話が脱線していたりで、そのまま議事録として提出するのは難しいですよね。そこで活躍するのが、Googleの生成AI「Gemini」です。

Google Workspaceの有料アドオンや一部のプランでは、ドキュメント内で直接Geminiを呼び出して、「この文章を要約して」と指示することができます。もし無料版のGoogleアカウントを使っている場合でも、文字起こししたテキストをコピーして、ブラウザ版のGemini（旧Bard）に貼り付ければ同じことができます。

このように具体的な指示を出すことで、ダラダラとした会話ログが、一瞬にして見やすい議事録の骨子に変わります。私自身、これを使い始めてから「議事録の構成を考える時間」が激減しました。AIは文脈を理解してくれるので、多少の誤字脱字があっても、意味を汲み取って綺麗にまとめてくれるのが本当に助かります。

Chrome拡張機能やアドオンで機能を強化する

Googleドキュメント標準の機能だけでは物足りない場合、Chromeウェブストアで公開されている「拡張機能」を使うのも一つの手です。例えば、「こえもじ」のような拡張機能を入れると、Web会議の音声をブラウザ上で認識して、字幕のように表示したり、そのログを保存したりできるようになります。

また、「Tactiq」のような有名なツールもあります。これはGoogle MeetやZoomなどの画面上にサイドバーを表示させ、リアルタイムで文字起こしを行いながら、そのテキストをGoogleドキュメントに直接エクスポートできる優れものです。

これらのツールは「かゆい所に手が届く」機能が多いので、自分のワークスタイルに合ったものを探してみるのも楽しいですよ。

Google Meetと連携してリアルタイム記録する

もし皆さんの組織でGoogle Workspaceの「Gemini Enterprise」や「Gemini Business」といったアドオンを契約しているなら、Google Meetの「Take notes for me（会議のメモをとって）」という機能が最強の選択肢になります。

これは、会議に参加しているAIがバックグラウンドで会話を聞き取り、リアルタイムで要約を作成してくれる機能です。会議が終わると、自動的に議事録が生成されてGoogleドキュメントに保存され、カレンダーの予定にも添付されます。

「文字起こし」ではなく「要約メモ」を作ってくれる点がポイントで、人間が一生懸命メモを取る必要が完全になくなります。ただ、現時点では対応言語やプランに制限がある場合が多いので、導入前に自社の環境で使えるかチェックが必要です。これが使える環境なら、間違いなく業務効率化の切り札になるでしょう。

録音した音声データを後からテキスト化する手順

「会議中は録音だけしておいて、後から文字にしたい」というケースもありますよね。ICレコーダーやスマホのボイスメモで録った音声ファイルがある場合です。

Googleドキュメント自体には、音声ファイルをインポートして文字起こしする機能（アップロード機能）は標準ではありません。そのため、以下の手順を踏むのが一般的です。

1. PCで音声ファイルを再生する準備をする。
2. Googleドキュメントを開き、音声入力ツールをONにする。
3. PCのスピーカーから音声を流し、それをマイク（またはステレオミキサー経由）でドキュメントに聞かせる。

正直なところ、この方法はアナログで時間がかかります（1時間の音声なら1時間かかります）。もし効率を重視するなら、後述する「Notta」や、Googleの「AI Studio」などを活用して、ファイル自体をAIに読み込ませて処理させる方が圧倒的に早いです。最近のGemini 1.5 Proなどのモデルは、長時間の音声や動画ファイルを直接アップロードして内容を理解できるので、将来的にはこの「聞かせる」作業も不要になっていくはずです。

Googleドキュメントの議事録AIツール比較と選び方

ここまでGoogle純正の機能を見てきましたが、世の中には「議事録作成」に特化したサードパーティ製のAIツールもたくさんあります。「結局どれを使えばいいの？」と迷ってしまう方のために、目的別の選び方や、無料ツールの落とし穴について解説します。

無料で使える議事録作成ツールの制限と注意点

「できればお金をかけずに自動化したい」というのは誰もが思うことですが、無料ツールには必ずと言っていいほど「制限」があります。特に注意したいのが「時間の制限」です。

例えば、人気の「Notta（ノッタ）」というツールには無料プランがありますが、リアルタイム文字起こしは「1回につき3分まで」という制限があります（執筆時点）。3分の会議なんて挨拶で終わってしまいますよね。また、月間の文字起こし可能時間も120分程度に制限されていることが一般的です。

「無料だと思って会議で使ったら、途中で止まってしまった！」なんてことにならないよう、事前に制限事項をよく確認しておくことが大切です。

Zoom会議の書き起こしに便利な外部ツール

もし普段の会議がZoomやGoogle Meet中心なら、ブラウザ拡張機能やドキュメント機能よりも、「tl;dv」のような特化型ツールが圧倒的に便利です。

tl;dvは、会議にボット（自動参加プログラム）を送り込む形で録画と文字起こしを行います。私が実際に使ってみて驚いたのは、その「太っ腹さ」です。無料プランでも録画本数や文字起こし時間に制限がなく、日本語を含む多言語に対応しています。

また、ZoomやMeetの機能に依存せず、ツール側で記録してくれるので、ホスト（主催者）でなくても録画できるのが強みです。作成された議事録リンクをチームに共有すれば、欠席者も動画とテキストですぐに内容を確認できます。ただし、会議に「tl;dv」という名前のボットが参加してくるので、取引先との商談などで使う場合は、事前にお断りを入れておくとスムーズですね。

Notta等のアプリと純正機能をどう使い分けるか

スマホアプリが充実している「Notta」などは、対面の会議やインタビュー取材で真価を発揮します。Googleドキュメントの音声入力は、複数人が話しているときに「誰が話したか（話者分離）」を判別するのが苦手ですが、Nottaなどの専用ツールは声紋を分析して「Aさん」「Bさん」と自動でタグ付けしてくれる機能を持っています。

このように、シチュエーションに合わせて使い分けるのが、賢いAI活用術だと言えます。

外部ツール導入時のセキュリティリスクと対策

会社でAIツールを導入する際、最も気にしなければならないのがセキュリティです。「楽だから」といって、機密情報が含まれる会議の音声を、安易に無料のAIサービスにアップロードするのは危険です。

多くの無料AIサービスでは、利用規約において「ユーザーの入力データをAIの学習モデルの改善に利用する」としている場合があります。つまり、社外秘の情報がAIに学習されてしまうリスクがあるのです。

Google純正の有料プラン（Gemini Enterprise等）であれば、データは保護され、学習には利用されないことが明記されています。会社で公式に導入するなら、多少コストがかかっても、セキュリティが保証された有料プランを選ぶのが、結果として一番のリスクヘッジになります。

Googleドキュメントの議事録はAIで効率化しよう

議事録作成は、ビジネスにおいて重要ですが、それ自体が利益を生むわけではありません。だからこそ、AIに任せられる部分はどんどん任せて、人間は「決定事項の確認」や「次のアクションの実行」といった、より付加価値の高い仕事に時間を使うべきですよね。

GoogleドキュメントとAIの組み合わせは、今のところ最も手軽で、かつ拡張性の高いソリューションの一つです。まずは無料の音声入力から始めてみて、限界を感じたらGeminiや専用ツールを試してみる。そんなスモールスタートで、ぜひ皆さんも「議事録地獄」から抜け出してくださいね。この記事が、あなたの業務効率化の第一歩になれば嬉しいです。